Na co warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę?

W marcu minął rok odkąd założyłam działalność gospodarczą, a przez ten czas zebrało mi się sporo spostrzeżeń i doświadczeń z tym tematem związanych. Wiem, że część z moich obserwatorek myśli o założeniu własnej działalności (lub niedawno ją założyło), więc mam nadzieję, że ten tekst będzie dla wielu osób przydatny. Dziś opowiem Ci na co warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę, jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcy oraz czego nauczyło mnie „bycie na swoim”. Z tego artykułu dowiesz się też jak wybrać właściwe kody PKD, na jaką formę opodatkowania się zdecydować, jak skorzystać z preferencyjnego ZUS-u i dofinansowania na rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej, czy warto być VAT-owcem oraz jaki program do fakturowania i księgowości wybrać. Mam nadzieję, że doczytasz go do końca i znajdziesz odpowiedzi na najbardziej nurtujące Cię pytania.

Na co warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę?

Jeśli już wiesz, czym będziesz się zajmować, zastanów się co chcesz osiągnąć i w jaki sposób planujesz to realizować. Ja zanim zdecydowałam się na założenie firmy przeczytałam chyba cały internet wzdłuż i wszerz 😉 Chciałam wiedzieć wszystko o wszystkim – bo miałam świadomość, że wiele kwestii jest zależnych od siebie nawzajem i będą one realnie rzutować na wysokość moich dochodów.

W związku z tym, że partnerem tego artykułu jest marka Comarch, mogę Ci dziś opowiedzieć o wszystkim tym, co warto wiedzieć zakładając działalność gospodarczą. W kolejnych punktach dowiesz się krok po kroku, na co zwrócić uwagę na starcie z własną firmą – wszystko na bazie moich doświadczeń 🙂

Środki na start

Możesz skorzystać z dofinansowania na rozpoczęcie działalności np. z Urzędu Pracy – mnie osobiście skutecznie zniechęciło kilka punktów umowy z urzędem, takich jak np. konieczność prowadzenia działalności przez okres co najmniej 12 miesięcy czy niepodejmowanie innego zatrudnienia w tym samym czasie.

Przyznam szczerze – nie miałam pojęcia czy sobie poradzę, jak będę stała finansowo i czy np. nie będę musiała podjąć dodatkowej pracy poza firmą. Nie chciałam więc wiązać się umową, która później mogłaby okazać się kotwicą u mojej szyi. Miałam jednak o tyle komfortową sytuację, że większość niezbędnych kosztów poniosłam jeszcze przed założeniem firmy i tak naprawdę nie potrzebowałam jakiejś ogromnej kwoty na start.

Dodatkowo, w niektórych urzędach należy najpierw zarejestrować się jako osoba bezrobotna, a dopiero po upłynięciu np. 3 miesięcy można się starać o takie dofinansowanie. Otrzymanie decyzji od momentu złożenia wniosku to jest kolejny czas. Ja wówczas byłam na kończącym się urlopie macierzyńskim i nie mogłam sobie pozwolić na kilka miesięcy bez dochodu w oczekiwaniu na decyzję – która w przypadku takiej dziedziny jak prowadzenie bloga mogła być przecież odmowna. Znam jednak jeden przykład z własnego podwórka, kiedy to udało się dotację na taką działalność uzyskać 🙂

Wpis do CEIDG

Zdecydowaną większość czynności w prosty sposób wykonasz przez internet – wystarczy zarejestrować firmę poprzez złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG-1). Na tym etapie musisz jednak wiedzieć już wszystko – mieć nazwę działalności, wybrane kody PKD (określające rodzaj wykonywanej działalności), formę opodatkowania (podatkiem dochodowym) oraz wiedzieć, kto będzie prowadził dokumentację finansową Twojej firmy.

Ja jestem zwolenniczką samodzielnego prowadzenia księgowości – więcej na temat tego jak prowadzić księgowość w małej firmie opowiem Ci nieco później.

Na etapie zakładania działalności zdecydowanie odradzam decydowanie się na opcje udostępniane przez niektóre banki, w związku z tym, że wiąże się to z podpisaniem umowy na rachunek i inne usługi – a ten temat warto zbadać oddzielnie 🙂

Wybór kodów działalności PKD

Moja rada jest taka, że warto myśleć szeroko o tym, co obecnie robimy i w jakim kierunku może rozwinąć się nasza działalność. Już na samym początku należy wybrać jedną przeważającą działalność gospodarczą oraz można uzupełnić ją dodatkowymi zakresami usług, które wykonujemy.

Wiem, że obserwuje mnie wielu blogerów i freelancerów (kilkorgu z nich miałam nawet przyjemność doradzać na etapie zakładania ich działalności, pozdrawiam!), dlatego też mogę zdradzić, że ja jako przeważający PKD wybrałam 63.12.Z czyli Działalność portali internetowych. Dodatkowo, uzupełniłam je między innymi kodami dotyczącymi produkcji filmów i nagrań wideo, działalnością postprodukcyjną tychże, fotografią czy sprzedażą miejsca na cele reklamowe w mediach elektronicznych.

Oczywiście dla każdej branży będą to inne kody, a znaleźć je można w prosty sposób w Wyszukiwarce Kodów PKD.

Przeczytaj jeszcze: 6 najważniejszych lekcji po roku prowadzenia firmy.

Na co warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę?

Składki i ulgi ZUS

Składając wniosek o wpis do CEIDG jednocześnie rejestrujemy się w ZUS-ie (opcjonalnie także do VAT) i dzięki temu możemy uniknąć chodzenia w tym celu po urzędach. Przedsiębiorcy, którzy nie prowadzili wcześniej działalności, mogą wybierać wśród kilku możliwości obniżenia składek ZUS. Przez pierwsze 6 miesięcy możesz korzystać z Ulgi na start, a przez kolejne dwa lata z tzw. preferencyjnych stawek ZUS.

Z uwagi na to, że ulg (po odpowiednim zawnioskowaniu o nie) udziela się na pełne miesiące, to nie warto zakładać firmy 1. dnia miesiąca. Lepiej jest założyć firmę 2. dnia i wówczas ten miesiąc nie liczy się do sumy miesięcy skorzystania z danej ulgi, a dopiero następny. Dzięki temu zyskujemy +1 miesiąc więcej niższych składek 🙂 O tym, kto i w jakich sytuacjach może skorzystać z obniżenia składek ZUS, a także ich wysokość w danym roku można sprawdzić na stronie ZUS.

Przykładowo, w 2020 roku moja składka ZUS przy uwzględnieniu Ulgi na start – czyli w pierwszych 6 miesiącach funkcjonowania mojej firmy – wynosiła 362,34 zł (jedynie składki zdrowotne), natomiast po przejściu na preferencyjny ZUS składka wzrosła do 590,03 zł (składki zdrowotne i społeczne). Od 2021 roku składka ta wynosi 627,01 zł.

Opłata ta będzie się różnić w zależności od tego, czy opłacasz sobie – lub nie – dobrowolną składkę chorobową. Obecnie „pełen” ZUS (czyli ten, który należy uiszczać po upłynięciu preferencyjnego ZUS-u) wynosi 1380,13 zł lub 1457,49 zł (w zależności od decyzji o opłacie składki chorobowej). Opcjonalnie po tym czasie można starać się jeszcze o skorzystanie z ulgi Mały ZUS plus przez kolejne 3 lata – jest jednak przy tym warunek, że w roku poprzedzającym nie możesz przekroczyć 120 tys. zł przychodu. Zwolnienie dotyczy tylko składek na ubezpieczenia społeczne, natomiast zdrowotne należy opłacać w normalnej wysokości.

Wybór formy opodatkowania

Tutaj znów nie ma dobrej odpowiedzi na to, jaką formę opodatkowania wybrać. Przy wyborze należy się przede wszystkim zastanowić, ile możemy zarobić prowadząc naszą firmę, a następnie przeanalizować jak duże będziemy ponosić koszty, a także czy rodzaj naszej branży nie wyklucza nam niektórych form opodatkowania.

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej możemy wybrać jedną z czterech form, takich jak:

zasady ogólne,
podatek liniowy,
ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
karta podatkowa.

Podstawową i najczęściej stosowaną przez przedsiębiorców (również przeze mnie) jest skala podatkowa czyli tzw. zasady ogólne – tutaj wysokość podatku zależy od wysokości uzyskanego dochodu. Do 85 528 zł podatek wynosi 17%, natomiast od tego co powyżej – 32%.

Podatek liniowy może stanowić korzystną alternatywę dla bardziej majętnych przedsiębiorców, z uwagi na stałą stawkę podatku dochodowego (19%). Ryczałt z kolei znacznie upraszcza rozliczenia księgowe, ale wówczas nie możemy odliczać sobie żadnych kosztów i o czym warto pamiętać – jest on obliczany od przychodu, a nie dochodu. Karta podatkowa natomiast przeznaczona jest jedynie dla tych podatników, którzy prowadzą rodzaj działalności określony w art. 23 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy, którzy korzystają z zasad ogólnych (oraz podatku liniowego) mają obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. To z kolei jest istotna kwestia pod kątem prowadzenia księgowości. Za moment omówię szerzej na co warto zwrócić uwagę wybierając wsparcie księgowe do naszej firmy.

Najpierw jeszcze chciałabym dopowiedzieć kilka słów o innym podatku niż dochodowy, a mianowicie – podatku VAT.

Może zainteresuje Cię jeszcze: Plusy i minusy prowadzenia firmy, kiedy się ma dzieci.

Na co warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę?

VAT czy nie VAT. Czy warto być VAT-owcem?

Oto jest pytanie… Tutaj również nie da się odpowiedzieć jednoznacznie 😉

Przede wszystkim warto wspomnieć, że istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca może być zwolniony z VAT i takie, w których absolutnie nie może być zwolniony. Te kwestie reguluje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jeśli jednak możemy „wybrać” to początkowo należy zorientować się, kto będzie naszym klientem. Komu będziemy wystawiać faktury? Czy będą to osoby fizyczne jak np. klientki usług kosmetycznych czy inne firmy?

Opowiem na swoim przykładzie: moimi klientami w 100% są firmy, dla których zdecydowanie lepiej jest otrzymać fakturę z VAT – bo mogą go sobie później odliczyć. Z doświadczenia wiem, że w mojej branży również chętniej wybierze się do współpracy osobę, która wystawi fakturę z VAT niż nie 😉 Moi klienci doskonale wiedzą, że doliczony podatek VAT nie wpada do mojej kieszeni i ja zupełnie nie traktuję tej kwoty jako swój zarobek. Po otrzymaniu przelewu trafia on od razu na rachunek przeznaczony do zapłaty VAT Urzędowi Skarbowemu.

Pozostając jednak przy branży kosmetycznej – klientka jako osoba fizyczna często po pierwsze nie ma pojęcia, że przychód to nie to samo co dochód, a po drugie nie sądzę, by zgodziła się dopłacać więcej niż u konkurencji tylko dlatego, że wybraliśmy sobie właśnie taki status podatnika. Jeśli więc Twoimi klientami będą osoby fizyczne (konsumenci) oraz inni przedsiębiorcy (ale nie będący płatnikami VAT), to taki podatek będzie stanowił dla nich dodatkowe obciążenie.

Drugie ważne pytanie, jakie należy sobie zadać to: czy i jakie koszty będzie generować nasza firma. Kto będzie nam wystawiał faktury? Czy będą to inni VAT-owcy i tym razem to my będziemy mogli sobie choć częściowo ten podatek odliczyć?

Ja takich kosztów w skali miesiąca mam całkiem sporo, nie wszystkie obniżają mi podatek VAT – ale i tak uważam, że gra jest warta świeczki. W moim przypadku bycie „vatowcem” jest realną szansą na obniżenie kosztów prowadzenia działalności i zwiększeniem konkurencyjności na rynku – w stosunku do osób, które nie prowadzą działalności w ogóle lub nie są płatnikami VAT.

>> Rejestracja do VAT UE

Obowiązek rejestracji do VAT UE, a wewnątrzwspólnotowe nabycie usług to kolejny dość istotny temat. Jeśli planujemy dokonywać transakcji z kontrahentami zagranicznymi w UE – a mi dość często zdarzają się takie sytuacje będąc zarówno po jednej, jak i drugiej stronie – to koniecznie należy zarejestrować się do VAT UE.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę?

Jak prowadzić księgowość w małej firmie?

Wybierając księgowość do swojej firmy musisz przede wszystkim zastanowić się jakie masz potrzeby. Nie stawiaj na przypadki ani nie zakładaj, że koniecznie musisz mieć księgową (choć wiele osób ceni sobie takie rozwiązanie). Masz do wyboru kilka opcji: możesz prowadzić swoją księgowość samodzielnie lub powierzyć to komuś, kto ogarnie ją za Ciebie.

Ja ostatecznie zdecydowałam się na to pierwsze rozwiązanie, z kilku powodów:

w przeszłości przez niespełna 1,5 roku pracowałam w dziale księgowości,
zawsze miałam głowę do ogarniania dokumentów,
chciałam wiedzieć o wszystkim co dzieje się w mojej firmie i odpowiadać tylko za własne decyzje,
wyszłam z założenia, że wolę nauczyć się czegoś raz i później już wiedzieć jak to funkcjonuje,
postawiłam na kompleksowy i intuicyjny program do fakturowania i księgowości.

Tak jak wspomniałam na początku – w marcu minął rok odkąd jestem „na swoim” i nie zmieniłabym podjętej odnośnie księgowości decyzji. Moja firma jest mała, a ja samowystarczalna.

Nie muszę poświęcać czasu na przesyłanie dokumentów księgowej, ani ponosić kosztów związanych z opłacaniem takiej usługi. W Poznaniu obsługa księgowa to koszt ok. 200 zł miesięcznie – z tym, że w tej kwocie zawiera się tylko ograniczona ilość dokumentów (np. do 10 zapisów księgowych/mc), a zwykle za każdy kolejny trzeba dopłacić około 5 zł.

Może to być ważne dla Ciebie szczególnie w sytuacji, kiedy kupujesz usługi reklamowe np. w serwisie Facebook. Nie będę się zagłębiać w szczegóły, ale warto wiedzieć, że takiej faktury nie można zaksięgować zbiorczo – należy ją rozbić na poszczególne kampanie reklamowe. W mojej „małej” firmie jest to zwykle minimum 20 kampanii (czyli faktur) miesięcznie. Łatwo można więc policzyć, że podzlecenie księgowania tylu dokumentów kosztowałoby mnie co miesiąc całkiem sporą kwotę. Zrobienie tego samej nie zajmuje mi dłużej niż kwadrans 😉

Mam jednak dobrą wiadomość – również i Ty możesz założyć darmowe konto i wypróbować program do fakturowania i księgowości Comarch ERP XT bez opłat! 🙂

Program Comarch ERP XT

Comarch ERP XT to nowoczesny program do fakturowania i księgowości – idealny, jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą lub np. freelancerem, ale nie tylko! Posiada on różne funkcje, za które płaci się zależnie od stopnia własnych potrzeb. Sprawdź za darmo wybrane moduły, takie jak: faktury, księga podatkowa, magazyn i księga handlowa.

Korzystanie z programu to nic trudnego. Właściwie cała praca ogranicza się do wystawiania i wprowadzania faktur, a całą resztę program robi już za nas – bo na ich podstawie prowadzone są księgi i ewidencje, wyliczane zobowiązania podatkowe, a także np. generowane takie deklaracje jak między innymi JPK czy JPK_VAT czy wyliczane zaliczki na podatek dochodowy.

Comarch ERP XT jest tam gdzie Ty – możesz mieć do niego dostęp zarówno na komputerze (poprzez przeglądarkę) oraz z poziomu aplikacji na urządzenia mobilne (np. telefon czy tablet), działającej zarówno z systemami iOS (Apple), jak i Android.

Na co warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę?

Jakie funkcje programu mogą być przydatne przedsiębiorcy?

Przykładowe funkcje – z których ja korzystam – to przede wszystkim:

Wystawianie faktur

Zwykle zajmuje mi to mniej niż 10 sekund, a po wystawieniu faktury mogę wysłać ją mailowo do swojego klienta za pomocą tylko jednego kliknięcia 🙂

Księgowanie kosztów

Do tego celu używam funkcji OCR czyli możliwości wprowadzania danych faktur ze skanu lub zdjęcia. Usługa automatycznie odczytuje dane z faktur kosztowych w formie plików graficznych (JPG). Potrafi przypisać odpowiednie kwoty do rejestru VAT, rozpoznać NIP dostawcy, daty, numer rachunku bankowego itp.

Księga podatkowa i Usługi księgowe

Tak jak wspomniałam wcześniej, wystarczy jedynie dodawać dokumenty w przeglądarce lub za pomocą aplikacji i pozwolić programowi prowadzić za nas uproszczoną księgowość. Z czasem, kiedy Twoja firma się rozrośnie – możesz zlecić obsługę księgową profesjonalistom współpracującym z Comarch.

Raporty BI

To bardzo wygodne narzędzie pomagające wyciągać wnioski z danych naszej firmy. Nie trzeba być programistą, aby: łatwo tworzyć własne raporty, sprawdzać co generuje największe wydatki czy np. który kontrahent spóźnia się z uregulowaniem należności.

Ja akurat nie prowadzę sklepu, ale mogą Cię jeszcze zainteresować te opcje:

Magazyn i POS

Przydatne funkcje dla firm prowadzących sprzedaż – jeśli posiadasz sklep i produkty fizyczne to możesz wykupić usługę Magazyn. Z kolei POS to aplikacja, za pomocą której będziesz mogła wygodnie prowadzić sprzedaż w punkcie.

>> Więcej funkcji, a także ich szczegółowe opisy znajdziesz TUTAJ.

Co bardzo ważne – w przypadku programu Comarch ERP XT nie musisz martwić się o poprawność wystawianych dokumentów, ponieważ program zawsze działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo, program wspiera także RODO czy PPK, a jego obsługa niesamowicie intuicyjna – z pewnością poradzisz sobie z nią bez problemu. Zarządzaj swoją firmą zdalnie, szybko i prosto! Załóż darmowe konto na erpxt.pl i sprawdź jak to działa 🙂

Funkcja OCR – czyli automatyczne rozpoznawanie tekstu przez program.

***

Mam nadzieję, że dzisiejszy artykuł nieco rozjaśnił Ci w temacie tego, na co warto zwrócić uwagę zakładając własną firmę i choć w niewielkiej części odpowiedział na nurtujące Cię pytania. Jeśli jednak w miarę czytania nasunęły Ci się jeszcze jakieś, napisz je proszę w komentarzu pod tym tekstem – a na każdy z nich odpowiem 🙂

Daj mi też proszę znać jaki jest Twój status zawodowy! Pracujesz na etacie, masz własną firmę, a może dopiero myślisz o jej założeniu? Co sądzisz o poruszonych przeze mnie kwestiach – czy były dla Ciebie przydatne? Dowiedziałaś się z nich czegoś nowego? A może wręcz przeciwnie, coś byś do nich dodała?